Kontorsmiljö 1997
Dessa rader är nedtecknade till jubileumsboken med den vetskapen att de läses i samband med 200-års jubileet år 2047.
När jag började mitt arbete som kanslist i november 1991 fanns det ingen dator på arbetsplatsen. Servicebyråns ordförande Gunnar Ågren och styrelsen har alltid visat intresse för tekniken och ställt sig positiv till datorinköp, programvaror mm.
De första åren användes datorn som en avancerad skrivmaskin. En för tiden avancerad laserskrivare inköptes för ca SEK 7.000:-. Den används än, men en laserskrivare med bättre prestanda, mindre format, tystare samt med möjlighet till färgutskrift, kostar mindre än hälften idag! Även bokföringen sköttes med hjälp av datorn. De program som var aktuella var ett nytt Windowsprogram som även klarade av Word-perfect. Namnet Bill Gates nämndes inte då, men idag är han världens rikaste man tack vare framgångarna med Microsoft.
Min första dator var en 386:a med 33 MHz om "turbo-knappen" var intryckt och hårddisken rymde hela 120 Mb. Färgskärm hade jag också vilket inte var helt givet vid den här typen av investeringar.
Idag har jag en ny pentiumdator på 133 MHz, CD-Rom 8x, hårddisk på 800 Mb och dessutom ett modem som gör att det går att kommunicera elektroniskt mellan olika datorer runt om i världen!
Arbetsplatsen runt om mig består av ett skrivbord som är täckt med papper och elektronik. Det talas om att vi går mot det papperslösa samhället, men sanningen idag är att det har bara blivit mer papper! På skrivbordet står det en telefax som har både högtalartelefon, telefonsvarare och återuppringningsfunktion. Den har hängt med sedan november -91 och var hypermodern då! Bredvid står en vanlig telefon, också den med telefonsvarare, och sedan kommer datorn. Utrustningen är omgiven av två skrivare till datorn (sådana där maskiner som skriver ut på ett papper vad jag tidigare skrivit i datorn) och mitt i röran finns en mobiltelefon kopplad till GSM-nätet vilket innebär att den fungerar runt om i Europa.
Kansliet är även utrustat med en kopiator samt en elektrisk skrivmaskin. Skrivmaskinen används endast till att skriva fakturor på utförda tjänster.
Medlemsregistret har sedan -91 legat i en databas och sedan ett år tillbaka sker faktureringen direkt från en annan databas. Gågna sex år har har nämligen inneburit ständiga uppdateringar och inköp av nya programvaror.
Kommunikation med medlemmarna
Föreningens medlemmar får utskick inför varje medlemsaktivitet. Texten till dessa skrivs i datorn, skrivs ut på papper, kopieras, viks från A4 till A5-format och stoppas i ett kuvert som sedan tidigare försetts med en påklistrad adressetikett. Innan breven postas, frankeras de direkt på kontoret.
Under hösten 1997 har jag för avsikt att medlemmarna ska få sina kallelser via E-post eller telefax. Det finns några medlemmar som saknar fax och hur det ska få post från föreningen är ännu ej löst.
Funderingen inför denna djärva förändring är hur det kommer att tas emot av medlemmarna? Är alla tillräckligt mogna för den nya tekniken? Hur som helst kommer det att underlätta arbetet med kallelser. Styrelsen anser också att föreningen ska uppmuntra användandet av modern kommunikationsteknik. En enkel kalkyl visar att besparingen blir ca SEK 8:-/brev. Det innefattar kostnaden för kopiering, 1:-, kuvert och brevpapper med adressetikett 3:- och porto nästan 4:-. Varje utskick består av 275 kuvert minst 12 gånger per år. Med elektronikens hjälp kostar varje utskick ca 50 öre vilket ger en minskad årskostnad på nästan SEK 25000:-. Till detta kommer den tid som varje utskick tar att kopiera, vika och kuvertera.
Förlorarna på denna rationalisering är posten och tryckerierna.
Föreningens roll i framtiden
Styrelsen har tillsammans med mig haft en konferenshelg där vi diskuterat föreningens framtida roll. Den samlade bedömningen är att våra sidor på Internet kommer att finnas kvar, men att de utvecklas och att medlemmarna kommer att hämta information om t.ex. EU-stöd mm (Sverige är nämligen medlem i EU och mycket ekonomiskt stöd finns för företag att söka) från vår egen databas. Mitt eget arbetsverktyg kommer att vara datorn där en viktig uppgift blir att sålla bland informationsmängden på Internet och att serva medlemmarna med intressanta och givande länkar.
Mänskliga mötesplatser
Bedömningen är att mänskliga mötesplatser kommer att bli viktigt framöver. Umeå Fabriks- och Hantverksförening har tagit initiativ till ett Vardagsrum i Rådhuset för företagsledare och andra ledande personer inom offentlig förvaltning. Vardagsrummet drivs idag tillsammans med Handelskammaren, Umeföretagarna och Köpmännen. Lokalen blev tillgänglig från augusti -97.
Bengt Utterström okt. -97.
Bengt Utterström vid sin arbetsplats i föreningens kanslilokal på Kungsgatan 95.